Y por qué no… EL E.MAIL Y LA PRODUCTIVIDAD…

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¿Qué como nos comunicábamos en tiempos de la maquina de escribir Olivetti y la sumadora? Si, en aquellas oficinas de hace unas de décadas (soy senior)… pues, recuerdo, que más allá del “megáfono” el progreso nos trajo el teléfono interior y el “face a face” que valía para dar_recibir un recado u orden, contar un chiste, chismorreo y comentar el partido del domingo, era parecido, pero más intimo que ahora con el e.mail y demás familia… recuerdo con cierto cariño cuando, cansados de comunicados informales que algunos compañeros negaban haber recibido, viles excusas, pasamos a la "NOTA DE ORDEN INTERIOR", cada uno teníamos un talonario numerado y por duplicado, de tal forma que cuando querías comunicar algo a ese compañero “despistado”  tomabas tu talonario, papel de calco y bolígrafo BIC, con letra apretada para que se calcara… le largabas la misiva y hacías firmar la copia, no sin generar cierto mosqueo, ya sabíamos que en caso de problemas “lo firmado, firmado está”, casi como ahora “te envié un correo / e.mail…” solo que ahora no tiene tanta solemnidad…

Llevo un tiempo con la guerra declarada al E.MAIL, no sin recibir ciertas defensas a ultranza de tan “eficiente” medio de comunicación que, por un mal uso continuado, hemos convertido en un medio “deficiente”, el que más me sorprendió y gustó, fue cuando un compañero lo comparó con un “cuchillo jamonero”, capaz de sacar deliciosas virutas de un jamón ibérico y a la vez cortar el brazo de quien lo maneja, algo sangrienta la comparación… pero válida..

Los malos hábitos, que hemos desarrollado o que nos han inducido otros, han provocado que muchos de nosotros suframos el Email en lugar de beneficiarnos de él. El caso es que “padecemos” el Email. En la práctica se ha convertido en una fuente constante de interrupciones y de distracciones, pero también de estrés y ansiedad por gestionarlo o vaciar la Bandeja de Entrada. El Email es algo que día a día crece y crece y nos roba tiempo, energía, concentración y motivación.

Atacar al correo electrónico, por el mal uso y abuso, se puede hacer desde varias perspectivas: generador de conflictos, elemento de control, seguridad (fácil sacar un documento de una organización), desconfianza… quiero enfocar mis reflexiones al área de productividad, no sin antes reconocer el avance que supone la agilidad que nos proporciona, el poder adjuntar cualquier documento digitalizado a cualquier parte del mundo con un solo clip…

PRODUCTIVIDAD

“erase un hombre a una nariz pegado” … erase un hombre que vivía en el correo electrónico… Soy de eso que llaman multitasking, antes eran los “hombres orquesta” y el e.mail, nunca mejor dicho, a través de la bandeja de entrada o buzón es donde te llegan los imputs, tareas que van apuntando en la agenda y uno que es muy ordenado, que predica organización que sea leído a David Allen y su GTD se siente desbordado de tanto “cariño”, de gente que no te quiere ver ocioso y que te busca corte (lo que se decía sobre los albañiles “darles corte”), pero nada más lejos de que esto sea un problema que me ocurre a mi solo.. llevo demasiado tiempo oyendo:

• ·        Recibo todos los días ¿200/300 correos?, no puedo atenderlos.
• ·        Estoy varios días de viaje y cuando llego tengo tantos correos que se me habrá pasado.
• ·        No dejes de ponerme en copia que tenga el tema controlado.
• ·        Yo pongo en copia a mi jefe que sepa por donde voy.
• ·        Me he hecho un grupo de contactos y les envío todo para que estén informados.
• ·        Se lo pongo en copia OCULTA al Jefe que sepa por donde va éste.
• ·        La más eficiente: Estoy todo el día ocupado y solo veo el e.mail al final del día
• ·        Etc.. si hacemos un concurso de “perlas” llenaríamos varios folios  

Por muy lector diagonal que seas y emplees 45/50 segundos en leer de forma comprensiva un correo, porque si tardas menos o incluso no lees más que el asunto y decides archivarlo y NUNCA LO TIRES A LA PAPELERA que puede que pasado un tiempo te arrepientas… pues que si recibes no 200/300 pero si 100 … acabas gastando 1,5 – 2 horas, he dicho gastando = tirar a la basura ¡con todo lo que tienes que hacer! Y si le sumas cuando, no conforme con el e.mail, el compañero dispuesto a hacerte un regalo en forma de “marrón” te ataca ¿has recibido el correo que te he mandado?, a veces llega el colega antes que el e.mail y rematáis el tema con un duologo insufrible donde se repasa el CV de todos los que van en copia…  

Y la maravillosa utilidad, al menos de gmail, los encadenamientos de correos a través del “mismo ASUNTO”, alguien decide “invitarte” a medio debate y te lanza en copia el dossier, con 20-25 correos enlazados que hasta que te pones al día de unos diálogos de “besugos”  donde todos hablan y nadie dice nada, además de enterarte de algo que no deseas, llegas a la conclusión de que a veces una reunión de 5 minutos, de pie ayudaría más que tanta literatura.
    Menos mal que por nuestra condición de no ser precisamente "muy agradecidos" no solemos dar respuesta en forma de "GRACIAS" por algún e.mail recibido, incluso cuando las merece, eso, quieras o no, reduce algún correillo y aumenta la productividad, si no entraríamos en ese tiki-taka de "cuelga tú, no, cuelga tú".

Cuando entro en modo "Pepito Grillo" o moscacoj***** Me encanta cuando me gusta exponer que está pasando: la causa y el efecto, a tu alrededor hay gente que sintiéndose victima a la vez que verdugo, te devuelve, como en el tenis una pelota envenenada ¿Qué SOLUCIÓN PROPONES?, piensas mientras corres procuras devolver la pelota para no perder el punto, casi como  Rafa Nadal… ¡¡ me la va a cruzar !! o sea, que cualquier solución que se me ocurra, va a ser inviable y que poco podremos avanzar… todas y cada una de las razones que ¿justifican? la cantidad de correos que circulamos,  nos llevan a pensar que “aún puede ser peor”, es lo que tiene el justificar todo...

Aplicar esos consejos del GTD, de la buena organización, tener unas horas determinadas para gestionar el correo electrónico, la controversia que nace ahora con poder hacerlo durante horario no-laboral etc.. creo que no nos va a llevar a minimizar la pandemia.

El correo electrónico que conozco está masificado, abusamos, cada organización necesita revisar sus procesos con ojos LEAN y detectar desperdicios, a medida que subimos por el organigrama el derroche de tiempo es más caro y yo pondría al foco en el campo “COPIA” y copia oculta y me haría las preguntas:

·        ¿Tenemos claro lo de “para” y “copia”? El “para” implica que esperamos que esta persona haga algo al respecto del correo.

·        ¿Es necesario que a esta persona le envíe este correo?

·        ¿Va a aportar algo, además de estar informado, con esta copia?

·        ¿Pasará algo si no se lo envio? 

Mientras propongo un juego NO USAR EL CAMPO COPIA mandemos tantos correos via “para” a aquellas personas que creemos tengan necesidad de estar informadas pensando en el interés de ellas no del nuestro, y eso hecho con una frase de cortesía:

“”Te paso copia (volver a teclear el texto ayuda a mentalizarse y poner en duda la pérdida de tiempo), del tema que tratamos en la última reunión y donde indico al compañero XXX” ¿infantil? Tanto o más como las veces que llenamos de correos ¿? Las bandejas del grupo @ProyectoX

LA PROPUESTA:

FASE I

1.    Te quitas la careta de “Don Perfecto” o natural de "Tolosa"
2.      Hacemos un muestreo estadístico de cuantos correos recibimos útiles vs inútiles de cada miembro de la organización.
3.      Nos centramos en los inútiles
4.      Vemos su origen
5.      Nos planteamos un reto para eliminarlos… no te preocupes si te pasas, el chapapote siempre flota..

FASE II

Cuando me cuentes el resultado de la fase I, seguimos pensando… delegación de funciones, confianza, desempeño